Pengadaan Sistem Informasi Perusahaan Melalui Outsource Sistem Informasi

Pendahuluan

  1. A. Latar Belakang

Perkembangan outsourcing saat ini meningkat dengan cepat, baik sifat maupun fokusnya. Secara historis outsourcing banyak dilakukan pada industri manufaktur, dan sekarang kegiatan outsourcing sudah mulai berkembang pesat pada industri jasa. Baik pada industri manufaktur maupun jasa, outsourcing telah meningkat melewati batas nasional dan global. Sifat outsourcing juga beragam. Beberapa perusahaan sekarang melakukan outsourcing pada aktifitas produksi inti secara ekstensif sehingga mereka tidak lagi terlibat dalam produksi (Globerman dan Vining, 2004). Inbound dan outbound logistic juga mulai di-outsource secara luas. Perusahaan lain melakukan outsourcing secara luas terhadap aktifitas rantai nilai kedua seperti teknologi informasi, sistem akuntansi, distribusi, aspek-aspek manajemen sumber daya manusia dan R&D (Johnson dan Schneider, 1995).

Outsourcing teknologi informasi bukanlah fenomena baru, dimulai dengan jasa profesional dan jasa manajemen fasilitas di bidang keuangan dan operasi pada tahun 1960-an dan 1970 (Lee, 2003). Fokus outsourcing teknologi informasi telah berkembang mulai dari perangkat keras komputer, perangkat lunak, standarisasi perangkat keras dan perangkat lunak, sampai pada solusi total yang mengacu pada manajemen aktiva (Xue et al., 2005).

Meskipun kepentingan terhadap outsourcing meningkat, namun masih banyak perusahaan belum memiliki pemahaman yang jelas mengenai manfaat dan biaya dari kegiatan outsourcing. Sasaran strategik dari pembuatan keputusan outsourcing harus bisa memaksimumkan manfaat bersih dari outsourcing tersebut pada aktifitas rantai nilai dalam perusahaan. Dalam prakteknya menurut Globerman dan Vining (2004) hal ini diwujudkan dalam bentuk meminimumkan biaya total pada kualitas dan kuantitas tertentu dari aktifitas atau barang-barang yang di-outsource.

Paper ini secara umum mencoba menguraikan beberapa aspek penting terkait dengan pengambilan keputusan outsourcing teknologi informasi, dilihat dari sudut pandang manfaat, resiko dan biaya outsourcing. Analisis terhadap manfaat, resiko dan biaya outsourcing akan menentukan keputusan perusahaan untuk melakukan outsourcing. Pada akhir tulisan ini penulis mengusulkan sebuah proposisi dengan mengadopsi teori penerimaan teknologi (Technology Acceptance Model) dalam penentuan keputusan outsourcing.

Pembahasan

  1. A. Definisi Outsourcing

Outsourcing atau alih daya merupakan proses pemindahan tanggung jawab tenaga kerja dari perusahaan induk ke perusahaan lain diluar perusahaan induk. Perusahaan diluar perusahaan induk bisa berupa vendor, koperasi ataupun instansi lain yang diatur dalam suatu kesepakatan tertentu. Outsourcing dalam regulasi ketenagakerjaan bisa hanya mencakup tenaga kerja pada proses pendukung (non–core business unit) atau secara praktek semua lini kerja bisa dialihkan sebagai unit outsourcing.

Outsourcing menjadi masalah tersendiri bagi perusahaan khususnya bagi tenaga kerja. Oleh sebab itu terdapat pro dan kontra terhadap penggunaan outsourcing, berikut beberapa penjabarannya dalam tabel1.

Tabel 1. Pro dan kontra outsourcing sistem informasi

PRO OUTSOURCING KONTRA OUTSOURCING
- Business owner bisa fokus pada core business.

- Cost reduction.

- Biaya investasi berubah menjadi biaya belanja.

- Tidak lagi dipusingkan dengan oleh turn over tenaga kerja.

- Bagian dari modenisasi dunia usaha (Sumber : Pekerjaan Waktu Tertentu dan “Outsourcing, www.sinarharapan.co.id)

- Ketidakpastian status ketenagakerjaan dan ancaman PHK bagi tenaga kerja. (Sumber: www.hukumonline.com)

- Perbedaan perlakuan Compensation and Benefit antara karyawan internal dengan karyawan outsource. (Sumber: “Outsourcing, Pro dan Kontra” http://recruitmentindonesia.wordpress.com)

- Career Path di outsourcing seringkali kurang terencana dan terarah. (Sumber: “Outsourcing, Pro dan Kontra” http://recruitmentindonesia.wordpress.com)

- Perusahaan pengguna jasa sangat mungkin memutuskan hubungan kerjasama dengan outsourcing provider dan mengakibatkan ketidakjelasan status kerja buruh.  (Sumber: “Outsourcing, Pro dan Kontra” http://recruitmentindonesia.wordpress.com)

- Eksploitasi manusia (Sumber : Pekerjaan Waktu Tertentu dan “Outsourcing, www.sinarharapan.co.id)

  1. B. Alasan Terjadinya Outsourcing

Penggunaan outsourcing seringkali digunakan sebagai strategi kompetisi perusahaan untuk fokus pada core business-nya. Namun, pada prakteknya outsourcing didorong oleh keinginan perusahaan untuk menekan cost hingga serendah-rendahnya dan mendapatkan keuntungan berlipat ganda walaupun seringkali melanggar etika bisnis.

Keputusan perusahaan untuk melakukan outsourcing dipengaruhi oleh banyak faktor. Lee et al. (2000) dalam Benamati dan Rajkumar (2002) mengemukakan bahwa sejumlah besar keputusan outsourcing didorong oleh masalah fundamental seperti  ekonomi, strategi dan teknis. Selanjutnya Lee (2004) menemukan beberapa perusahaan melakukan outsource untuk mencapai fleksibilitas produksi yang lebih tinggi, untuk mengembangkan kapasitas, atau agar lebih fokus pada kompetensi inti. Namun mayoritas perusahaan melakukan outsource terhadap aktifitas produksi untuk mengurangi biaya atau  meningkatkan kualitas produk dengan menggunakan keahlian dari supplier mereka. Microsoft adalah salah satu perusahaan yang menggunakan outsourcing untuk memungkinkan teknologi informasinya bisa meningkatkan kapabilitas supply chain mereka (Bardhan et al., 2006). Melalui outsourcing Microsoft mampu menghasilkan 360 game video dan sistem hiburan di akhir tahun 2005 dengan mempercayakan pada jaringan kontraktor dan supplier untuk menyampaikan komponen-komponen dan layanan-layanan utama yang penting bagi produk mereka.

Banyak yang berpendapat bahwa biaya adalah motivasi utama dalam melakukan outsourcing (Hurley dan Schaumann, 1997). Permintaan terhadap keahlian teknologi informasi sangat tinggi dan mahal. Seringkali dianggap lebih murah menyewa seorang tenaga ahli daripada mengembangkannya sendiri. Selain itu sumber daya eksternal juga lebih siap untuk ditambah atau dikurangi dibanding staf tetap. Namun menurut Aalders (2002), generasi pertama yang melakukan outsourcing semata-mata karena dorongan biaya seringkali menemui kegagalan.

Faktor motivator lain menurut Hurley dan Schaumann (1997) adalah memperbaharui fokus pada kompetensi inti bagi organisasi atau bagi staf teknologi informasi di dalam perusahaan. Tidak semua organisasi memiliki sumber daya untuk mengembangkan teknologi informasi yang berkualitas tinggi. Usaha mereka lebih baik dipergunakan untuk fokus secara strategik pada sisi bersaingnya. Selain itu organisasi teknologi informasi yang tidak efisien juga bisa memotivasi penggunaan outsourcing. Banyak perusahaan yang menggunakan outsourcing untuk mengatasi masalah seperti tidak tersedianya keahlian di dalam perusahaan, kualitas yang jelek atau produktifitas yang rendah, permintaan yang sifatnya sementara atas keahlian tertentu, atau siklus hidup pengembangan produk yang panjang. Namun dibalik semua motivasi tersebut, keputusan untuk meng-outsource harus dibuat berdasarkan perspektif yang strategis dan memiliki tujuan dan sasaran yang jelas agar perusahaan benar-benar mendapatkan manfaat dari keputusan yang diambil.

  1. C. Manfaat Outsourcing

Outsourcing memungkinkan perusahaan untuk menggunakan teknologi terbaru tanpa harus mengeluarkan biaya peralatan yang tinggi dan perangkat lunak. Pengembangan dan implementasi solusi perangkat lunak yang disesuaikan membantu mengoptimalkan proses bisnis dan meningkatkan infrastruktur TI. Sehingga, hal ini lebih menguntungkan daripada harus mengembangkan perangkat lunak oleh departemen TI sendiri atau mengadaptasi perangkat lunak pihak ketiga untuk bisnis perusahaan Anda.

IT outsourcing memberikan keuntungan strategis maupun taktis, seperti:

  1. Perusahaan akan menerima akses ke sumber daya tambahan, termasuk kelas tinggi spesialis TI. Karena pertumbuhan konstan dan kompleksitas solusi innovational di bisnis TI, biaya kerja para spesialis sangat terampil terus meningkat. Outsourcing membuat sumber daya lebih terjangkau bagi banyak perusahaan.
  2. Perusahaan dapat bereaksi dengan cepat dan beradaptasi dengan perubahan pasar.
  3. Seiring dengan mendapatkan perangkat lunak berkualitas tinggi yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan, perusahaan akan menerima dukungan dan pemeliharaan oleh perusahaan outsourcing software.
  4. Outsourcing memungkinkan perusahaan untuk mendistribusikan investasi dan memindahkan dana ke arah strategis dan menjanjikan.
  5. Menurunkan biaya overhead perusahaan

Menyewa sebuah perusahaan outsourcing untuk proyek-proyek IT Anda berarti Anda tidak perlu menyewa profesional Anda sendiri – gaji, tidak ada pajak terkait gaji, tidak ada tempat bekerja ekstra, tidak ada pelatihan karyawan.

  1. Perusahaan dapat mengambil keuntungan dari pengalaman orang lain.

Outsourcing perusahaan memiliki pengalaman memecahkan tugas-tugas yang sama, sehingga mereka dapat menerapkan teknologi paling modern dan personel berkualifikasi tinggi untuk menyelesaikan proyek perusahaan.

  1. Sebuah perusahaan IT khusus adalah selalu mengikuti perkembangan baru di pasar TI.
  2. Sebuah perusahaan outsourcing memberikan jaminan tanggung jawab profesional.
  1. D. Keunggulan dan Kelemahan Pengadaan Sistem Informasi

Secara garis besar pengadaan sistem informasi dibedakan menjadi 3 cara :

1. Membuat sendiri (insourcing)

2. Membeli perangkat lunak yang sudah jadi (cosourcing)

3. Outsourcing menyerahkan pengembangan sistem ke pihak luar.

Setiap cara memiliki kelebihan dan kekurangan dan dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi organisasi untuk memilih pengadaan sistem informasi secara tepat dan bijak. Kelebihan dan kekurangan dari masing-masing cara secara lengkap terlihat pada tabel berikut ini:

Tabel 1. Keunggulan dan Kelemahan pengadaan Sistem Informasi

  1. E. Permasalahan yang Sering Dijumpai pada Outsourcing

Meskipun banyak perusahaan yang merasa puas dengan outsourcing, namun banyak perangkap yang bila tidak dipersiapkan dengan baik akan membuat perusahaan yang melakukan outsourcing terjatuh ke dalamnya. Menurut Barthelemy (2001), dari survey terhadap 50 perusahaan, sekitar 14% operasi outsourcing mengalami kegagalan. Selama proses transisi, perusahaan bergerak dari lingkungan in-sourced menuju lingkungan outsouced, perusahaan harus berhadapan dengan berbagai perubahan proses dan perubahan budaya (Aalder, 2001; Lanser, 2003). Perubahan ini, terutama perubahan budaya, bukanlah hal yang mudah karena terdapat sebuah perubahan dalam budaya perusahaan yang menjadi dasar bagi seluruh proses kerja dan kebiasaan karyawan. Untuk mengatasi masalah yang berkaitan dengan outsourcing teknologi informasi, banyak penelitian yang dilaksanakan untuk memberikan pemahaman mengenai topik tersebut.

Teirlynck (1998) menyatakan pengembangan strategi outsourcing bisa dibagi ke dalam empat tahap. Pertama, tahap persiapan. Pada tahap ini perusahaan harus menentukan keahlian inti dan bukan inti yang dimilikinya, menilai kinerja saat ini, mengevaluasi peluang outsourcing untuk yang bukan keahlian inti, menguraikan implikasi outsourcing bagi organisasi, dan memilih model hubungan untuk membangun hubungan dengan penyedia (provider) outsourcing. Kedua, melakukan seleksi. Tahap ini merupakan penentuan kriteria penilaian bagi provider, menyaring provider, dan  mengevaluasi proposal dari provider. Ketiga adalah tahap negosiasi, meliputi audit terhadap calon yang terdaftar, pemilihan prioritas calon, penentuan ruang lingkup dan struktur kontrak, dan transfer rincian perencanaan pada provider. Sedangkan tahap keempat merupakan tahap implementasi, meliputi re-engineering perantara, penyesuaian internal organisasi, dan penetapan sistem pengukuran provider. Xue et al. (2005) menyatakan bahwa kesuksesan outsourcing teknologi informasi terutama yang dilakukan diluar perusahaan (offshore), berhubungan erat dengan kinerja virtual team. Oleh karena perusahaan yang melakukan outsourcing dan provider outsourcing bekerja sama dalam jarak yang jauh, diperlukan kolaborasi dari seluruh anggota virtual team yang terdistribusi secara geografis.

  1. F. Indikator Keberhasilan Penerapan Outsourcing

Nilai tukar (kurs) rupiah adalah harga rupiah terhadap mata uang negara lain. Jadi, nilai tukar rupiah/US$ merupakan nilai dari satu mata rupiah yang ditranslasikan ke dalam mata uang Dolar AS. Kurs inilah sebagai salah satu indikator yang mempengaruhi aktivitas di pasar saham maupun pasar uang karena investor cenderung akan berhati-hati untuk melakukan investasi. Menurunnya kurs Rupiah terhadap mata uang asing khususnya Dolar AS memiliki pengaruh negatif terhadap ekonomi dan pasar modal.

Tidak semua perusahaan berhasil menerapkan sistem outsourcing. Dalam penerapan outsourcing maka pihak yang terlibat harus bertanggungjawab, mendukung, dan berkomitmen untuk melaksanakan outsourcing. Keberhasilan outsourcing sistem informasi dapat dilihat dari:

  1. Detail aturan main outsourcing yang didefinisikan dalam kontrak kerja.
  2. Kejelasan ruang lingkup proses outsourcing yang ingin dilakukan
  3. Update perjanjian antar pengguna dan penyedia tenaga outsource
  4. Ada atau tidaknya prosedur formal dalam tender calon perusahaan outsourcing dan
  5. Jangka waktu penyelenggaraan outsourcing.

Kesimpulan

Outsourcing tidak hanya memberi manfaat bagi perusahaan, seperti meningkatnya nilai perusahaan, meningkatkan fleksibilitas operasi, mengurangi biaya dan perusahaan bisa lebih fokus pada kompetensi inti, namun outsourcing juga diikuti oleh munculnya resiko-resiko baru seperti penurunan dalam kinerja sistem, penurunan moral staf, atau hilangnya kemampuan inovatif. Resiko tersebut menyebabkan munculnya biaya-biaya yang tersembunyi (hidden cost). Resiko ini umumnya muncul bila keputusan outsourcing didasari semata-mata oleh dorongan untuk memotong biaya dan pemilihan sistem informasi yang akan di-outsource dilakukan secara sembarangan. Untuk meminimalkan resiko tersebut pengambil keputusan harus memisahkan fungsi sistem informasi yang tidak memiliki nilai tambah dari fungsi kompetensi inti sistem informasi yang memiliki nilai tambah. Disamping itu pengambil keputusan di perusahaan harus bisa menentukan tingkat resiko yang bisa ditolerir pada biaya yang paling minimal. Pertimbangan terhadap resiko, biaya dan manfaat dari aktifitas outsourcing akan mempengaruhi keputusan perusahaan untuk melakukan outsourcing atau tidak.

Daftar Pustaka

  1. Jurnal Bisnis dan Manajemen Vol. 4 No. 1, 2008
  1. www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/sia.sisteminformasi.pdf diakses 10 Juli 2010
  1. http://www.intrice.com/advantages-of-offshore-outsourcing.html diakses 10 Juli 2010
  1. http://digilib.its.ac.id/bookmark/2355/Tata diakses 10 Juli 2010
  1. www.ppm-manajemen.ac.id/…/PAPER%20OUTSOURCING%20final.doc diakses 10 juli 2010.

RSS umpan untuk komentar-komentar dalam tulisan ini. TrackBack URI

Leave a Reply

Blue Captcha Image
Refresh

*

Current ye@r *